Sex sätt Easoft Docs digitala dokumenthantering kan spara tid för er organisation

Att hantera dokument kan vara en tidskrävande process för många organisationer. Easoft Docs erbjuder en spännande digital lösning som effektiviserar hanteringen av dokument och sparar tid för företag. Genom att införskaffa våra digitala lösningar kan ni lämna de gamla dokumentationsmetoderna bakom er och ta ett spännande steg in i framtiden. I följande artikel vill vi lyfta fram sju sätt Easoft Docs kan spara tid för er organisation.

Mobil tillgång och flexibilitet

Med Easoft Docs kan du som användare av vårt system fylla i ditt dokument var som helst, när som helst. Till exempel kan en platsbyggd fylla i egenkontrollrapporter direkt på byggplatsen i stället för att behöva vänta tills de är tillbaka på kontoret. Direkt efter att rapporten är ifylld är dokumenten tillgängliga via telefon, surfplatta eller dator för alla intressenter, vilket ger flexibilitet och sparar tid genom att eliminera begränsningar för plats och enhet. Era anställda behöver inte längre åka in till kontoret och leta bland pärmar och papper för att hitta dokumenten. Allt finns i stället tillgängligt för alla intressenter via deras mobila enheter.

Möjligt att dela dokument extremt snabbt

Genom att flera personer kan fylla i samma rapport kan onödigt dubbelarbete undvikas. Till exempel kan både arbetsledare och hantverkare fylla i samma egenkontrollrapport, vilket sparar tid och minskar fördröjningar i informationsutbyte mellan olika avdelningar och team. Det som dessutom medför tidsbesparingar är att det via vårt gränssnitt går att skicka vidare dokumenten till övriga intressenter. Det enda ni behöver göra är att implementera mottagarens e-post och sedan skickas dokumentet i väg. Ni behöver med andra ord inte längre skicka fysiska brev – vilket sparar extremt mycket tid.

Fördefinierade dokumentmallar

I Esofts Docs får ni tillgång till ett stort utbud av digitala dokumentmallar för flertalet olika ändamål som ett bygg- och hantverksföretag kan tänkas ha. Med fördefinierade dokumentmallar anpassade efter företagets behov kan användarna snabbt få tillgång till den typ av dokument de behöver. Till exempel kan en arbetsledare snabbt generera en egenkontrollrapport baserad på en fördefinierad mall, vilket sparar tid eftersom de inte behöver skapa dokument från grunden varje gång. Vidare behöver ni inte heller lägga tid på att designa eller skapa separata mallar för allt.

Effektiv dokumenthantering i molnet

Dokumenten som ni skapar via vårt system lagras i vårt gränssnitt och organiseras efter kund, vilket gör det lätt för användarna att hitta och återanvända tidigare dokument. Till exempel kan en byggprojektledare snabbt hitta en tidigare utförd egenkontrollrapport för samma projekt och använda den som referens för ett nytt projekt. Sökfunktioner gör det ännu enklare att snabbt hitta specifika dokument och undvika tidsslöseri på letande.

Tidsbesparing med elektronisk signatur

I vårt gränssnitt finns även funktion för e-signatur. Med funktionen för elektronisk signatur kan dokument snabbt signeras utan behovet av fysiska signaturer eller posthantering. Till exempel kan en egenkontrollrapport snabbt signeras av både kunden och arbetsledaren via deras mobila enheter, vilket sparar tid och gör processen snabbare och mer effektiv. Ni slipper med andra ord hålla på att skicka e-post fram och tillbaka i onödan, vilket bara tar på era resurser.

Anpassningsbara dokumentmallar

Möjligheten att skapa och redigera dokumentmallar när som helst ger företaget flexibilitet att anpassa dokument efter behov. Till exempel kan en kvalitetsansvarig enkelt anpassa en egenkontrollmall för att bättre passa de specifika kraven för varje projekt, vilket sparar tid genom att minimera behovet av externa parter för ändringar och anpassningar.

Intresserad av att veta mer?

Med Easoft Docs kan organisationer effektivisera sin dokumenthantering och spara värdefull tid som kan användas till att fokusera på kärnverksamheten och öka produktiviteten. Vill du veta mer om hur Easoft Docs kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss idag för mer information! Vi erbjuder alltid en kostnadsfri demo av vårt system. Du kan boka din kostnadsfria genomgång via följande länk: https://easoftdocs.se/gratis-demo/