Att hantera löner är en central del av företagsverksamheten hos alla bygg- och hantverksföretag. Ett bra lönehanteringssystem är avgörande för att säkerställa att medarbetarna får korrekt lön och för att förenkla administrativa uppgifter för företagets olika personer som arbetar med ekonomifrågor. I följande artikel har vi sammanställt sju viktiga funktioner som ett lönehanteringssystem bör innehålla.
Automatiserad beräkning och distribution av löner
Ett lönehanteringssystem bör kunna automatiskt beräkna löner baserat på företagets policyer och anställdas arbetsuppgifter. Det bör också kunna distribuera löner via direktinsättning eller skapa papperscheckar för fysisk utdelning. Någon i er personal måste självklart kunna följa upp och kontrollera dessa uppgifter – men större delen av arbetet i ett modernt lönesystem måste kunna vara automatiserat.
Skatteberäkning och rapportering
Lönehanteringssystemet bör kunna beräkna skatter och andra avdrag automatiskt, inklusive inkomstskatt, sociala avgifter och eventuella andra avdrag som pensionsplaner eller frivilliga förmåner. Dessutom bör det generera skattemässiga rapporter och deklarationer som behövs för att följa lagstiftningen. Ingen av dina anställda ska manuellt behöva sitta och räkna ut dessa avgifter, vilket är extremt tidskrävande.
Anpassningsbarhet för företagets policyer
Ett bra lönehanteringssystem bör vara flexibelt och anpassningsbart för att rymma företagets specifika löne- och ersättningspolicyer. Det bör kunna hantera olika lönetyper, bonusstrukturer och tidrapporteringsregler. Vidare bör leverantören av systemet löpande kunna erbjuda er uppdateringar utifrån era önskemål om ni har några nya funktioner som ni vill implementera in i ert system.
Får jag presentera egenskaper mer i detalj?
I ett webbmöte presenterar vi Easofts egenskaper och går igenom hur Easoft kan förbättra er affärsverksamhet.
30 minuters gratis webbmöte där vi presenterar Easoft Docs enkla funktioner för skapande av dokument.
Integrering med tidsrapportering
För att säkerställa noggrannhet i löneberäkningarna är det viktigt att lönehanteringssystemet kan integreras med ert tidsrapporteringssystem. Detta möjliggör enkel och snabb överföring av tidrapporter till lönesystemet. Dina anställda ska inte behöva komma med traditionella pappersdokuments – utan allt ska vara automatiskt via era olika digitala system. Ni kommer genom dessa spara mycket tid!
Säkerhet och åtkomstkontroll
Löneinformation är känslig och måste skyddas noggrant. Ett bra lönehanteringssystem bör erbjuda starka säkerhetsfunktioner och möjlighet att kontrollera åtkomst till löneuppgifter för att förhindra obehörig åtkomst. Dessa funktioner ger en bra säkerhet kring alla era uppgifter gällande lönerna. Ni vill aldrig att någon obehörig person får tillgång till era löneuppgifter.
Historik och revisionsspårning
Lönehanteringssystemet bör behålla en historik över alla löner och ändringar som görs, samt möjliggöra revisionsspårning. Detta underlättar granskning och säkerställer att alla ändringar i löneuppgifter är spårbara.
Rapporter och analysverktyg
Ett effektivt lönehanteringssystem bör kunna generera olika typer av lönerapporter och analyser. Detta underlättar för ledningen att få en översikt över företagets lönekostnader och gör det möjligt att fatta välgrundade beslut.
Vill ni införskatta ett lönehanteringssystem med dessa funktioner?
Sammanfattningsvis är ett lönehanteringssystem en viktig del av företagets administration och HR-processer. Genom att välja ett system som inkluderar dessa sju viktiga funktioner kan er organisation förenkla lönehanteringen, minimera fel och säkerställa korrekt och rättvis ersättning till era anställda. Det är en investering i effektivitet och noggrannhet som kan spara tid och resurser i längden för er organisation.
Om du är intresserad av att införskaffa ett lönehanteringssystem med dessa funktioner bör du bekanta dig med våra funktioner inom lönehantering. Du kan enkelt boka en kostnadsfri demo genom följande länk: https://easoft.se/gratis-demo/
