Att föra protokoll över styrelsemöten är en avgörande del av effektivt företagsstyre och beslutsfattande. Genom att skapa välstrukturerade och detaljerade protokoll kan du säkerställa att beslut dokumenteras korrekt och att alla berörda parter har tillgång till viktig information. Här är några värdefulla tips för att skapa framgångsrika styrelsemötesprotokoll.
Förbered dig i förväg
Innan mötet börjar är det viktigt att du har all nödvändig information och dokumentation till hands. Se till att du har en kopia av dagordningen, tidigare mötesprotokoll och eventuella andra relevanta dokument. Förstå ämnena som kommer att diskuteras och vilka beslut som förväntas tas. Genom att ha förinformation kommer du också kunna utföra bättre noteringar om nuvarande möte.
Strukturerad dagordning
En strukturerad dagordning är nyckeln till att skapa tydliga protokoll. Den bör inkludera ämnesrubriker, tidpunkter för diskussion, namn på de som ska tala och eventuella beslut som förväntas fattas. Detta hjälper dig att hålla dig organiserad och se till att inget viktigt missas. Har du inte en strukturerad dagordning är risken stor att mötet blir väldigt mycket längre än vad du tänkt dig från början. Tid är alltid pengar – försök därför alltid att hålla dig till din struktur under styrelsemötena.
Identifiera deltagarna
I början av protokollet bör du lista de närvarande medlemmarna och eventuella gäster eller observatörer. Detta ger en överblick över mötesdeltagarna och deras roller. Denna information behöver du även ha med vid dokumentskapandet. Vidare är det ju faktiskt av största vikt att kunna deltagarnas namn för att kunna kommunicera med dessa på bästa sätt.
Får jag presentera egenskaper mer i detalj?
I ett webbmöte presenterar vi Easofts egenskaper och går igenom hur Easoft kan förbättra er affärsverksamhet.
30 minuters gratis webbmöte där vi presenterar Easoft Docs enkla funktioner för skapande av dokument.
Klargör beslut och åtgärder
Under mötet är det avgörande att du noggrant dokumenterar de beslut som tas och eventuella åtgärder som måste vidtas. Använd klart och koncist språk för att förmedla beslutens innebörd och tidslinjer för åtgärder. Slarva aldrig med de grammatiska delarna av ett styrelseprotokoll. Protokoll med grammatiska fel kommer inte bli tagna på ett seriöst sätt.
Följ dagordningen
Försök att hålla er till dagordningen så mycket som möjligt. Om konversationen börjar gå off-topic, notera det och föreslå att ämnet diskuteras vid ett annat tillfälle. Detta hjälper till att undvika förvirring i protokollet. Det är alltid svårt att försöka notera länga icke-relevanta utläggningar.
Använd ett standardformat
För att göra det enklare att läsa och förstå protokollet, använd ett standardformat som inkluderar numrerade ämnen och underrubriker. Detta gör det enklare för läsarna att hitta specifik information i protokollet. De flesta verktygen som hjälper till att skapa styrelseprotokoll har ofta sådana mallar med alla dessa aspekter. Men om inte så är det av största vikt att faktiskt hålla sig till samma format.
Vem sa vad
Försök att inkludera information om vilka som uttalade sig under mötet, särskilt om de gjorde viktiga kommentarer eller förklaringar. Detta ger en klarare bild av debatten och beslutsprocessen. Det är likväl värdefullt att i efterhand kunna gå tillbaka och se vem som faktiskt sa vad under styrelsemöten.
Underskrifter och godkännande
När protokollet är klart, låt det granskas och godkännas av styrelsen. Det är viktigt att alla är överens om att protokollet återspeglar korrekt vad som hände under mötet. När det är godkänt, låt deltagarna underteckna det för att bekräfta deras godkännande.
Tidsramar
Försök att skapa protokoll som är kortfattade och lättlästa. Undvik onödiga detaljer och håll dig till de viktigaste punkterna. På så sätt blir protokollet mer användbart som ett referensdokument.
Arkivering och tillgänglighet
Slutligen, se till att protokollet arkiveras på ett säkert sätt och är tillgängligt för styrelsemedlemmarna och andra berörda parter. Det bör vara enkelt att hitta och referera till när det behövs. Att skriva framgångsrika styrelsemötesprotokoll är en viktig uppgift som kräver noggrannhet och professionalism. Genom att följa dessa tips kan du säkerställa att dina protokoll är användbara och tillförlitliga dokument för företagets beslutsprocess.
Vill ni digitalisera ert arbete med styrelsemötesprotokoll?
Om ni är ute efter att effektivisera era styrelsemötesprotokoll så har vi på Easoft utvecklat digitala lösningar inom detta område.
Läs gärna mer om våra digitala lösningar genom att klicka på följande länk: https://easoftdocs.se/dokumentmall/styrelsemotesprotokoll/ Via länken kommer du även till en målsida som tillåter dig att testa skapa olika former av digitala styrelsemötesprotokoll.
