Jobbar du aktivt med att utföra olika former av besiktningar av lägenheter? Är ifyllande av besiktningsprotokoll ett arbetsmoment som du jobbar med regelbunden basis? För att du som besiktningsledare ska kunna ta ditt arbete gällande lägenhetsbesiktningar till nästa nivå har vi i veckans artikel valt att lyfta fram några tips till dig. Efter att du har läst denna artikel kommer du kunna ta dina besiktningar till nästa nivå. Här är några steg och tips att tänka på:
1. Schemalägg tillräckligt med tid
Ett inledande tips är att alltid avsätta ordentligt med tid för en lägenhetsbesiktning. Genom att avsätta ordentligt med tid för din besiktning kommer du noggrant att kunna granska varje aspekt av lägenheten. Vår rekommendation brukar vara att du som besiktningsledare ska lägga minst 60 minuter på besiktningar. Stressade inspektioner kan leda till förbiseenden och äventyra besiktningsprotokollets noggrannhet. Våga därför alltid att lägga ner tid på själva utförandet av besiktningen.
2. Meddela hyresgäster i förväg
Kommunikation är A och O i allt vi gör i livet. Så är även fallet när man jobbar med att besikta lägenheter. För att ditt skapande av besiktningsprotokoll ska bli så framgångsrikt som möjligt är det alltid viktigt att på förväg informera hyresgästen om besöket. Det främjar samarbete och ger hyresgästen möjlighet att förbereda sig för besöket. Hyresgästen kan till exempel då fixa i ordning grejer i sin lägenhet vilket kommer förenkla ditt arbete stort.
3. Rum-för-rum analys
När du fyller i besiktningsprotokollet är det alltid viktigt att systematiskt inspektera varje rum och fokusera på strukturella element, armaturer och apparater. Kolla under ronden vardagsrum, sovrum, kök och toalett och andra utrymmen. Använd en checklista i dina protokoll som du utgår utifrån under din rond. Planera även alltid på förhand vad exakt du ska undersöka. Genom detta kommer din besiktning få en förstklassig struktur och organisation.
Får jag presentera egenskaper mer i detalj?
I ett webbmöte presenterar vi Easofts egenskaper och går igenom hur Easoft kan förbättra er affärsverksamhet.
30 minuters gratis webbmöte där vi presenterar Easoft Docs enkla funktioner för skapande av dokument.
4. Fotografisk dokumentation av lägenheten
Ett foto säger mer än tusen ord. Ta bilder av skador eller områden som kräver uppmärksamhet i lägenheten som du undersökt. Att infoga dessa bilder i besiktningsprotokollet förbättrar dess klarhet och trovärdighet. Du kommer få mycket enklare att redovisa skadorna både för din chef och hyresgästen.
5. Skilj på normalt slitage och faktiska skador
När du utför lägenhetsbesiktningen är det viktigt att du skiljer mellan normalt slitage och faktiska skador. Artikulera tydligt skillnaden i din dokumentation för att förhindra missförstånd. Undersök innan du ens utför själv besiktningen lägenhetens historik när det kommer till slitage. Detta kommer hjälpa dig att få en tydligare helhetsbild över vad som ska besiktas och vad du behöver tänka på.
6. Tydligt och klart språk i protokollen
I alla dina dokument måste du hela tiden använda ett klart och tydligt språk när du beskriver besiktningsresultaten. Protokollen får inte på något sätt innehålla någon form av grammatiska fel. Har du massa grammatiska fel kommer de bli mycket svårt att ta resten av din utredning riktigt seriöst. Undvik teknisk jargong för att säkerställa att både hyresvärdar och hyresgäster lätt kan förstå innehållet.
7. Inkludera detaljerade beskrivningar
Att vara noggrann är A och O när du skapar besiktningsprotokoll. Skapa detaljerade beskrivningar av skador, inklusive storlek, plats och eventuella säkerhetsbekymmer. Specificitet lägger till trovärdighet i ditt besiktningsprotokoll. Som vi tidigare nämnt är det viktigt att du även vid möjlighet implementerar bilder till dokumentet som kan styrka dina kommentarer.
8. Kom med konstruktiva lösningar på problem
Föreslå genomförbara lösningar eller åtgärder för att rätta till identifierade problem. Denna proaktiva approach främjar en samarbetsvänlig atmosfär mellan hyresvärdar och hyresgäster. Skriv någon kort kommenterar där du enkelt skriver vad som bör åtgärdas. Försök att ta med en positiv approach i den skriftliga kommunikationen som du har med alla intressenter.
9. Granska protokollet innan du skickar i väg det
Innan du slutför besiktningsprotokollet, gå igenom det noggrant. Bekräfta att alla relevanta detaljer är korrekt dokumenterade för att undvika oenigheter. Be gärna någon kollega bara läsa igenom dokumentet för att undersöka så att du inte har skrivit något helt galet. Det är alltid bra att fyra ögon tittar på dokumentet i stället för att bara två ögon gör det.
10. Hyresgästverifiering
Uppmuntra hyresgäster att granska besiktningsprotokollet och lämna sina synpunkter. Detta samarbete säkerställer en rättvis och transparent process. Uppmuntra likväl alltid hyresgästerna att ta kopior på ditt protokoll så att bägge parter alltid har det. Detta kan göra det enklare om ni skulle få någon form av tvist i framtiden.
Via oss får du digitala mallar för besiktningsprotokoll
För att underlätta och effektivisera processen med lägenhetsbesiktningar erbjuder Easofs Docs digitala besiktningsprotokoll. Genom att använda Easofs Docs kan besiktningspersonal enkelt skapa digitala dokument direkt från sina mobila enheter. Detta gör det möjligt att snabbt och smidigt dokumentera lägenhetens skick utan krångliga pappersformulär. Genom att ange relevant information i programmet genereras digitala besiktningsprotokoll, vilket inte bara sparar tid utan också minimerar risken för felaktigheter.
