Hur kan ditt hantverksföretag ha hjälp av ett arbetsordersystem?

Är du i funderingarna kring att införskaffa ett arbetsordersystem för ditt hantverksföretag? Kanske känner du att du inte har full klarhet kring hur ett sådant system kan gynna eran organisation? Syftet med denna artikel är att inte bara ge dig svaret på detta, utan likaså visa hur ett effektivt arbetsordersystem kan vara en ovärderlig tillgång för ert företag, oavsett storlek eller inriktning. Genom att implementera och använda ett arbetsordersystem kan ditt företag dra nytta av flera fördelar som inte bara ökar produktiviteten utan även förbättrar kundnöjdheten och effektiviserar alla arbetsprocesser. Låt oss nu fördjupa oss i de olika sätten ett arbetsordersystem kan hjälpa just din organisation.

1. Förstklassig planering och tidsstyrning

Den primära och möjligtvis mest betydelsefulla fördelen med ett arbetsordersystem är dess kapacitet att hjälpa till med planering och tidsstyrning. Systemet ger dig som projektledare möjlighet att strukturerat planera och fördela arbetsuppgifter till din personal. Via arbetsordersystemet kan du genom ett smidigt gränssnitt utföra allt detta. För det mesta är system uppbyggda i drag and drop-fuktioner så att du genom några klick kan flytta personal mellan olika projekt.  Likväl kan du genom din digitala enhet får en överblick över vilket projekt som tar vilken anställd i anspråk. Du behöver med andra ord inte jobba i komplicerade Excel-dokument när det kommer till schemaläggning och andra planeringsuppgifter. Vidare kan du via systemet dela ut arbetsuppdrag till dina anställda som sedan får notiser om detta direkt till sina mobiler. Genom att placera dina anställda på relevanta arbetsuppdrag, anpassade efter deras kompetenser, skapas en effektiv arbetsfördelning. Likväl försvinner alla risker med att jobba i Excel-dokument. Dessutom underlättar systemet tidsstyrningen i alla dina projekt och möjliggör optimal resursanvändning för att möta projektkraven. Med en tydlig överblick över pågående och kommande arbetsordrar kan du undvika överbelastning eller underutnyttjande av personal och maskiner.

2. Effektiv spårning av arbete

Arbetsordersystemet möjliggör en detaljerad spårning av varje arbetsorder från start till slut. Detta inkluderar tid spenderad på varje uppgift, materialanvändning och andra resurser. Informationen är tillgänglig övergripande för hela arbetsgrupper eller specifikt för enskilda anställda. Med denna detaljerade information kan du utvärdera projektens lönsamhet och identifiera områden för förbättring. Arbetsordersystemet presenterar denna information på ett visuellt tilltalande sätt, genom grafer, tabeller och fält inom systemet, vilket ger dig förstklassiga verktyg för att optimera och effektivisera ditt byggprojekt. Denna information kan även bli viktigt för dig när byggprojektet är avslutat, eftersom du kan analysera all data och sedan ta med dig lärdomarna från projektet till framtida projekt och effektivisera dessa utifrån denna information. Ett arbetsordersystem förbättrar med andra ord inte bara pågående projekt – utan du får även förstklassiga nycklar till att förbättra framtida projekt i ditt byggföretag.

3 Kommunikation och kundhantering

Har ditt byggföretag stött på problem med intern och extern kommunikation? Arbetsordersystemet kan stödja er organisation även på detta område genom att underlätta kommunikationen inom företaget och med kunderna. Du kan via systemet dela med dig av information om projektstatus, uppskattade slutförandetider och eventuella förändringar direkt till dina anställda. Denna information kan även delas med externa parter som vill ha insikter om projektets framsteg. Du kan till exempel bjuda in dina kunder till systemet så att de själva ser statusen för hela projektet och hur långt ni har kommit i det. Detta skapar en öppenhet mot slutkund, vilket i sin tur bygger upp ett stort förtroende för er som organisation. Resultatet blir ökad kundtillfredsställelse genom transparent och proaktiv kommunikation. Vidare vet alla dina anställda alltid vart ni ligger rent tidsmässigt i projekten och de själv kan även utifrån detta förbättra sina egna arbetsinsatser.

4. Full koll på era inventarier

Har du tidigare jobbat manuellt med att försöka ha koll på alla inventarier som ditt byggföretag har? Allt detta blir digitaliserat och automatiserat via ett arbetsordersystem. Arbetsordersystemet hjälper dig att hålla koll på lagernivåerna och förhindra onödiga förseningar på grund av bristande material. All denna information redovisas för dig i ett digitalt gränssnitt där du får exakta uppgifter om hur mycket inventarier ni faktisk har till ert förfogande. Vidare varnar systemet er om någon form av material till exempel skulle börja ta slut och du kan utifrån denna information utföra nya inköp. Risken för att ha överflödigt byggmaterial liggande i lagerlokaler minskar avsevärt. Genom att ha en överblick över alla dina inventarier kan du beställa material i förväg och undvika avbrott i arbetsflödet. Vidare slipper du pinsamma situationer där ni måste tacka nej till byggprojekt på grund av avsaknad av material.

5. Fakturering och rapportering

Genom att integrera arbetsordersystemet med er faktureringsprocess kan du snabbt och korrekt skapa fakturor baserade på arbetsordrarna. Du slipper man andra ord att manuellt skapa fakturor, vilket kan var tidskrävande och ansträngande. I ställer ser systemet per automatik vad som blivit utfört i projektet och kan utifrån detta automatiskt skapa fakturor. Du uppvisar med andra ord en proffsig sida av ditt företag mot dina kunder när det aldrig blir någon form av slarv i dina fakturor. Vidare minimerar arbetsordersystem risken för fel och förbättrar effektiviteten i företagets ekonomihantering. I stället för att sitta och fundera på vad som har blivit utfört i dina olika projekt och utifrån det skapa fakturor kan du fokusera på verksamhetsstyrning eller att införskaffa nya kunder. 

Intresserad av Att Införskaffa ett arbetsordersystem?

Som du kan se kan ett arbetsordersystem hjälpa dig på flera olika sätt med att effektivisera din verksamhetsstyrning. På Easoft har vi utvecklat ett skräddarsytt arbetsordersystem som möter de specifika behoven för bygg- och hantverksföretag. Om du vill läsa mer om våra lösningar, följ länken nedan.

Vill ni läsa mer om Easofts lösningar? Besök gärna följande målsida: https://easoft.se/

För en kostnadsfri genomgång av verktyget, boka er demo här: https://easoft.se/gratis-demo/