Många bygg- och hantverksföretag har en vana att använda Excel-dokument för sin kundhantering. Detta beror ofta på att programvaran är förinstallerad på deras enheter, vilket minimerar kostnader. Dock finns det risker med denna manuella hanteringsmetod som varje företag bör vara medvetet om. I denna artikel belyser vi de specifika riskerna med att använda Excel för kundhantering och varför det kan vara fördelaktigt att överväga andra alternativ för att säkerställa en effektiv och säker hantering av kundinformation.
Ökad säkerhet kring kundinformation
Kundrelaterad information är konfidentiell och känslig. För att säkra kundinformationen på ett effektivt sätt är det viktigt att använda ett kundhanteringssystem. Excel-filer saknar ofta nödvändiga säkerhetsfunktioner, vilket gör dem sårbara för hot utifrån. Ett kundhanteringssystem erbjuder kryptering, åtkomstkontroll och andra säkerhetsåtgärder för att skydda mot potentiella attacker.
Ökad kundnöjdhet
Att hitta specifik kundinformation i en Excel-fil kan vara utmanande och tidskrävande. Ett kundhanteringssystem effektiviserar kundservice genom snabbare hantering av förfrågningar och reklamationer. Snabba svar bidrar till en professionell bild av organisationen och ökar kundens förtroende och lojalitet.
Förenklad rapportering kring kundinformation
Excel-filer är olämpliga för omfattande rapportering och dokumentation av kundärenden. Ett kundhanteringssystem erbjuder avancerade rapporteringsfunktioner och enkel filtrering för att effektivt dokumentera och överblicka stora mängder kunddata.
All kundinformation på ett ställe
Ett kundhanteringssystem samlar all kundinformation på en central plats, undvikande risken för förlust om personal slutar och inte delar sina Excel-filer. Det säkerställer en enhetlig och lättillgänglig databas för hela organisationen.
Integration till andra system
Excel-filer har begränsningar när det gäller integration med andra system, vilket kan leda till dubbelarbete. Ett kundhanteringssystem kan enkelt integreras med andra företagssystem, såsom bokföringsprogram och lagersystem, och underlättar samordning av olika affärsprocesser.
Tillförlitlighet kring informationshantering
Ett kundhanteringssystem erbjuder bättre tillförlitlighet och säkerhet genom säkerhetskopiering och redundansfunktioner. Det är mer robust än Excel-filer när det gäller att skydda mot förlust eller skada av kundinformation.
Ökade försäljningsmöjligheter
Ett kundhanteringssystem ger säljare snabb och övergripande tillgång till kundinformation för att identifiera möjligheter till merförsäljning. Det möjliggör anpassade försäljningspresentationer baserat på detaljerade kundanteckningar, vilket kan öka företagets intäkter.
Får jag presentera egenskaper mer i detalj?
I ett webbmöte presenterar vi Easofts egenskaper och går igenom hur Easoft kan förbättra er affärsverksamhet.
30 minuters gratis webbmöte där vi presenterar Easoft Docs enkla funktioner för skapande av dokument.
Excel-Filer är sällan mobilanpassade
Att använda Excel för kundinformation via mobil eller surfplatta är besvärligt. Ett kundhanteringssystem är utformat för mobilanvändning och erbjuder smidigare noteringar och till och med tal-till-text-funktioner för effektiv mobilarbete.
Användarvänlighet
Manuell hantering av kundinformation i Excel kan vara tidskrävande och kräva avancerade kunskaper. Ett kundhanteringssystem är extremt användarvänligt och kräver inte omfattande utbildning för att användas effektivt.
Utsprid kundinformation – alltid en riskfaktor
Om varje anställd hanterar individuella Excel-dokument för kundinformation ökar risken för spridning och osäkerhet inom organisationen. Ett kundhanteringssystem säkerställer en centraliserad och kontrollerad databas.
Undvik krångligt Excel-arbete med våra lösningar
Artikeln presenterar elva skäl till varför ett kundhanteringssystem kan vara fördelaktigt. Easoft erbjuder säker och effektiv kundhantering för bygg- och hantverksföretag.
Läs mer om våra lösningar här: https://easoft.se/kundhantering/
