Vill ni som organisation effektivisera era inspektioner och besiktningar? Vårt system erbjuder en av de mest innovativa funktionerna på marknaden: möjligheten för flera personer att arbeta med samma dokumentmall i realtid. Detta innebär att till exempel egenkontroller och dess dokumentation kan genomföras snabbare och mer effektivt, eftersom flera medarbetare kan bidra samtidigt utan att behöva vänta på varandra. Resultatet blir mer exakt dokumentation. Funktionen är särskilt användbar när flera personer är involverade i en inspektion eller besiktning. Nedan förklarar vi kortfattat hur funktionen fungerar i praktiken så att du ska få en övergripande förståelse över systemet och dess fördelar.
På följande vis fungerar funktionen
Som ett exempel kan vi ta egenkontroller. Med Easoft Docs kan du starta en egenkontroll och bjuda in andra medarbetare att delta i processen. När dokumentet öppnas kan alla inbjudna användare se och redigera innehållet samtidigt. Ändringar sparas omedelbart och syns för alla, vilket eliminerar risken för att olika versioner av dokumentet cirkulerar. Detta samarbetsverktyg är särskilt användbart när komplexa kontroller behöver utföras snabbt och noggrant. Allt arbete sker i enkla checklistor, med möjlighet att lägga till egna kommentarer om så önskas.
Vilka fördelar ger denna funktion ger er organisation?
1. Samarbete i realtid
Med vår smidiga funktion kan flera medarbetare samarbeta i realtid med ett dokument, vilket innebär att kan utföras snabbare och mer effektivt. Ingen tid går förlorad på att vänta på att en person ska slutföra sin del av kontrollen innan nästa kan börja. Funktionen fungerar inte bara till egenkontroller utan funktionen går att applicera på alla olika dokumentmallar som du hittar i vårt utbud.
2. Ökad noggrannhet
När flera personer kan bidra samtidigt, minskar risken för missade punkter eller felaktigheter. Varje medarbetare kan fokusera på sitt specifika ansvarsområde, vilket leder till en mer detaljerad och noggrann kontroll och dokumentation. Ni kommer genom våran lösning ta eran dokumentation till nästa nivå!
3. Tidsbesparing
Genom att möjliggöra samtidiga bidrag minskar vårt system avsevärt den tid som krävs för att slutföra en dokumentationsprocess. Detta frigör värdefull tid som kan användas för andra viktiga arbetsuppgifter. Dessutom eliminerar systemet behovet av att skicka runt ett dokument till flera intressenter eller skapa flera kopior av samma dokument. Alla får omedelbar tillgång till samma information, vilket effektiviserar arbetsflödet och förbättrar kommunikationen.
4. Enkel dokumentation och uppföljning
Easoft Docs gör det enkelt att dokumentera och följa upp kontroller och inspektioner. Med funktioner för att lägga till bilder och skapa åtgärdsplaner direkt i systemet, blir det lätt att hålla koll på vad som behöver åtgärdas och att säkerställa att alla åtgärder blir genomförda. Vidare går det även via vårt system att söka efter tidigare utförda dokumentationsprocesser. Ni behöver med andra ord inte längre sparar några dokument i pärmar och papper. Allt finns i stället arkiverat helt digitalt i vårt system.
5. Flexibilitet och anpassning
Egenkontrollmallarna i Easoft Docs kan anpassas efter företagets specifika behov och verksamhetsområden. Detta gör att systemet passar för en mängd olika branscher och dokumentationsbehov. Vidare innebär att digitalt sätt att arbeta med dokument att man som organisation tänker på planetens framtid.
Intresserade av denna smidiga lösning?
Är ni intresserade av att jobba med dokumentation med hjälp av våra smidiga funktioner? Boka gärna en genomgång genom följande länk: https://easoftdocs.se/gratis-demo/
Under mötet går en av våra säljare igenom vårt verktyg och du får även testa att fylla i ett dokument.
Du kan även självklart även bekanta dig med resten av våra digitala dokumentmallar genom följande länk:https://easoftdocs.se/dokumentmallar-bibliotek/
